[You must be registered and logged in to see this image.]
تصور كنيد كه شما صاحب حساب بانكي‌اي هستيد كه هر روز مبلغ قابل توجهي به آن واريز مي‌شود و فقط تا آخر شب فرصت داريد از آن استفاده كنيد وگرنه حساب خودبه‌خود خالي مي‌شود.
فرض كنيد حتي اين مبلغ 86400 تومان باشد؛ چه كار مي‌كنيد؟ بيشتر ما سعي مي‌كنيم آن را تا آخرين ريال به دست بياوريم. هركدام از ما چنين حسابي داريم؛ حساب بانكي زمان. هر روز صبح 86400 ثانيه اعتبار در حساب بانك زماني شما ريخته مي‌شود و آخر شب اين اعتبار به پايان مي‌رسد. آيا پس‌اندازي هم با اعتبار اين حساب مي‌توان انجام داد؟
به هر حال كسي موفق‌تر خواهد بود كه از اين مقدار اعتبار به بهترين نحو بهره ببرد و آن را به خوبي مديريت كند. به‌نظر مي‌رسد كه استفاده از واژه مديريت زمان صحيح نباشد و استفاده از برنامه‌ريزي زمان مطلوب‌تر باشد. در واقع اكثر صاحب‌نظران علم مديريت معتقدند كه زمــــــان اساساً اداره شدني نيست و از مديريت زمان، تعبير به مديريت بر خويشتن ميكنند و تنها به ارائه برنامه‌ها و طرح‌هايي جهت جلوگيري از اتلاف وقت اكتفا ميكنند.
شناخت صحيح و به‌موقع عواملي كه وقت ما را هدر مي‌دهند خيلي مهم است، زيرا بدين ترتيب راه درمان بيماري اتلاف وقت را كوتاه خواهيم كرد. همه انديشمندان در كتاب‌ها و مقالات خود يك الگوي خاص و قالبي را جهت جلوگيري از هدررفتن وقت ارائه ميكنند و در اصطلاح به آن مديريت زمان مي‌گويند كه شامل 3 اصل كلي 1.هدف‌گذاري 2. تعيين اولويت‌ها و 3. رعايت اولويت‌هاست. اما آنچه آنها بيان ميكنند تنها استفاده صحيح از وقت است، نه مديريت زمان!
از شاخصه‌هاي مديريت، كنترل بر عوامل دخيل در آن است؛ نكته‌اي كه تصور آن در مورد زمان امري محال و غيرممكن مي‌نمايد. الك مكنـــــزي در كتاب «مديريت بهره‌وري از زمان»، كنتــــرل را چنين تعريف مي‌كند: «كنترل زمان بدين معناست كه اين خود شما هستيد كه مشكل داريد نه شخص ديگري. اين به معناي آن است كه بايد با همه توان بكوشيد تا عادات جا افتاده را ترك كنيد. يعني بايد بر كشش‌هاي منفي طبيعت انساني چيره شويد.»
كنترل زمان و مديريت بر آن يعني به اختيار درآوردن بازه زماني تاثيرگذار بر يك تصميم و جداكردن آن بازه از قطار زمان، به‌نحوي كه گذر زمان بر آن تصميم بي‌اثر شود. لحظه‌اي كه ما توانايي آن را داشته باشيم كه تصميمات مناسبي اتخاذ يا انتخاب كنيم كه گذر زمان بر اجراي آنها بي‌تاثير باشد، ديگر زمان در كنترل ما خواهد بود و مديريت زمان معنا خواهد داشت. بـــــه عبارت ديگر، مديريت زمان را مي‌توان اينگونه تعريف كرد: «تثبيت عامل زمان درتصميم‌گيري‌هاي آگاهانه.»
اگرچه اتخاذ يا انتخاب تصميمي كه به‌طور مطلق تاثير زمان را بر آن تصميم از بين ببرد تقريباً غيرممكن است اما مي‌توان بازه‌هاي زماني متنوعي را ايجاد كرد، در كنترل گرفت و بر آن مديريت كرد. به‌عنوان مثال، اگر يك مدير با توجه به طول دوره رشد عمر محصول توليدي كارخانه، درصدد توليد همان محصول يا محصول جديدي با قابليت‌هاي بهتر برآيد و منحصربه فردي كالاي خود را حفظ كند تاثيرگذاري زمان بر محصول خويش را براي مدتي از بين برده است.
گذر وقت از ديدگاه مديريت
از نظر مديريت زمان كارها به چند دسته تقسيم ميشوند:
۱- كارهاي مهم و فوري: اين كارها خودبه‌خود انجام مي‌‌گيرد.
۲- كارهاي مهم و غيرفوري: اين دسته كارهايي هستند كه افراد موفق و ناموفق را از هم جدا ميكنند و معمولا افراد ناموفق آن را به تعويق مي‌‌اندازند.
۳- كارهاي فوري و غيرمهم: اين كارها در جهت اهداف انسان نيستند، اما انجام ميشوند.
۴- كارهاي كم اهميت و غيرضروري: بعضي افراد به خاطر ناتواني در انجام كارهاي مهم و فوري ( گاهي براي تفنن و گاهي براي فرار از تمركز حواس) خود را به اين كارها سرگرم ميكنند. از همين ديدگاه، وقت با چند نوع از عوامل مخرب روبه‌روست كه در اين ميان، عادت‌هاي غلط فرد، مهم‌ترين عامل مخرب زمان به شمار مي‌آيد.
تجربه نشان داده است كه با كنترل چند نوع از عوامل مخرب، مي‌توان ساير آفت‌ها را نيز محدود كرد. براي شناسايي عوامل تخريبي زمان، بايستي به بررسي و مطالعه منش‌ها و روش‌هاي خود پرداخت و آفات موجود را شناسايي كرد. براي شناسايي آفت‌هاي وقت، بررسي عملكرد روزانه يكي از راه‌هاي مناسب به شمار مي‌آيد كه در اين راستا، فرد مي‌تواند با يادداشت عملكرد روزانه خود و تجزيه و تحليل آن در طول روزها، هفته‌ها و ماه‌ها، اشكالات موجود را دريابد.
نكته مهم اينكه، شناسايي اين عوامل، برخي راه حل‌هاي مناسب را نيز روشن خواهد كرد. براي مبارزه با آفت‌هاي مربوط به خلق و خوي افراد كه زمان را تلف ميكنند، بهترين راه، برقراري يك انضباط شخصي مستمر است كه موجب بروز تغييرات تدريجي در اين راه مي‌شود. از آنجا كه عادت‌هاي نامناسب به‌صورت تدريجي شكل مي‌گيرند و موجب تخريب زمان ميشوند، لذا تغيير اين عادات نيز در طول زمان ميسر خواهد بود، بر اين اساس، بايستي سرلوحه كار در شناسايي و از بين بردن عوامل مخرب زمان باشد.
مديريت زمان يك فن و مهارت است كه باعث مي‌شود ما آنچه كه بارها در طول هفته، ماه يا سال به تعويق مي‌اندازيم و تأثيراتشان را بر زندگي‌مان متوجه نيستيم، اولا به خوبي بشناسيم و ثانيا وقت كافي براي انجام آنها داشته باشيم يعني با آموزش و يادگيري مديريت زمان و با به كارگيري مجموعه‌اي از اصول، تكنيك‌ها و نكات راهنما هم تسلط و كنترل بيشتري بر چگونگي اوقات و كارهاي خود پيدا مي‌كنيم و اطمينان داريم كه براي كارهاي مهم و ضروري زندگي وقت كافي اختصاص داده‌ايم. توجه به موارد ذيل از ديدگاه مديريتي مي‌تواند شما را ياري دهد تا از وقت خود استفاده و بهره بيشتري ببريد:
1. هدفمندي: پايه و اساس مديريت زمان مؤثر و موفق هدفمندي است؛ در غياب هدفمندي، تكنيك‌هاي مديريت زمان باعث ميشوند تا دونده بهتري باشيم، اما دونده بهتر بودن هرگز به معناي موفقيت در رسيدن به مكان مورد نظر نيست. در اين حالت شايد ضرب‌المثل «از دويدن زياد كفش و كلاه پاره مي‌شود» در مورد ما مصداق پيدا كند. مراقب باشيد اول ببينيد به كجا و كدامين مقصد رهسپار هستيد، بعد راه درست را انتخاب كنيد و در آخر دونده خوبي باشيد. 2 اصل را نيز فراموش نكنيد:
اهداف بايد مشخص، قابل اندازه گيري، دستيابي و زمان‌بندي باشند.
اهدافي را مد نظر قرار دهيد كه شما را در حد اعلاي انگيزه‌دهي قرار مي‌دهد و امكان بروز قابليت‌هايتان را فراهم مي‌سازد.
2. اولويت‌بندي: بسياري عقيده دارند اصل اساسي مديريت زمان اولويت‌بندي است. اولويت‌بندي يعني بدانيم اهميت كارها در كسب موفقيت و رسيدن به مقصود يكسان نيست. در عين حال توجه كنيم كه فعاليت‌ها و كارهاي ما داراي تقدم و تأخر است. نمي‌توان همه كارها را با هم انجام و با هم خاتمه داد. بايد مقدم‌ها و مهم‌ترين‌ها را انتخاب و نخست به آنها پرداخت. به بياني ديگر اولويت‌بندي يعني نخست امور نخست را قرار دهيد.
در اين ميان شناخت راهزنان وقت يكي از مهم‌ترين مسائل است؛ مواردي كه باعث اتلاف وقت بسياري ميشوند، مثل: بازي‌هاي رايانه‌اي بيش از حد، صحبت‌هاي كم‌اهميت، ميهمانان ناخوانده، مطالعه مطالب كم‌اهميت و غيرضروري و تكراري، تغيير برنامه زمان بندي سفرها، روش‌هاي غيرصحيح و عادات نادرست مطالعه، تلفن‌هاي مزاحم و غيرضروري، وب‌گردي الكي، نداشتن انضباط كاري، انجام كار بدون بازده در اوج خستگي، سستي و بي‌‌ارادگي در تصميم‌گيري، دوباره كاري، ناتواني نه گفتن به خواسته‌هاي نابجا، عادت امروز و فردا كردن، ترس از شكست و... .
3. انضباط فردي: انضباط يعني خو كردن به عادات درست؛ يعني بدانيم انجام هر كار داراي آدابي است. آن را بياموزيم و در عمل به كار گيريم. فرد با انضباط بايد داراي اراده و پشتكار نيز باشد. بايد اراده داشته باشد براي آموختن آداب صحيح انجام هر كار و خود را موظف بداند به عمل در چارچوب آن آداب و پشتكار داشته باشد تا با استمرار در انجام كارها با روش صحيح آن را جزئي از خصلت‌ها و عادت خود سازد.
4. هنر نه گفتن: نه گفتن به كارهاي نادرست و اموري كه هدردهنده وقت هستند يكي از اصول مهم ديگر مديريت زمان است. به امور نادرست نه بگوييد و با قاطعيت در نه گفتن، انجام كارهاي غيرضروري را متوقف كنيد.
5. «به ديگران محول كردن» را ياد بگيريد: اين بيشتر براي تجارت و مديريت تجاري كاربرد دارد اما مي‌شود به زندگي شخصي هم تعميمش داد. مهم نيست شركت چقدر كوچك است؟ اگر بزرگ است كه بحثش كلا جداست! شما مدير شركت هستيد و نه كسي كه بخواهد همه فن حريفي خود را به رخ ديگران بكشد. سعي كنيد ياد بگيريد چطور بار كارها را ميان افرادي كه سرپرستشان هستيد تقسيم كنيد.
6.توجه به ارزش متفاوت ساعات شبانه روز: براي مديريت موفق زمان لازم است به تفاوت زمان‌هاي شبانه روز براي انجام كارها توجه كرد. يك ساعت اول صبح با يك ساعت آخر شب برابر نيست ؛ زماني بايد فكر كرد، زماني بايد عمل كرد و زماني بايد تأمل.
انتخاب زمان مناسب براي انجام هر كار از اصول مهم مديريت زمان است. يك برنامه روزمره براي خودتان درست كنيد. براي مثال فكر كنيد صبح كه بيدار شديد كار شماره يك را بكنيد ( مثلا ورق زدن صفحات تله تكس تلويزيون) و سپس كار شماره2 را بكنيد (مثلا رفتن به بانك براي امور مالي) و... در آخر هم يك برنامه جمع‌بندي داشته باشيد. در مواقع پيدايش بحران‌هاي زماني اگر بتوانيد هر چه بيشتر به برنامه روزمره خود وفادار بمانيد، كمتر دچار مشكل مي‌شويد و كم‌كم به يك مدير زمان موفق تبديل مي‌شويد.
7. تمركز كاري: تمركز و حضور در اينجا و اكنون از اصول مهم مديريت زمان است. اينگونه مجبور به تكرار و دوباره كاري فعاليت‌ها نخواهيم شد. با تمركز، كيفيت و سرعت كار ما افزايش قابل توجهي خواهد يافت.
8. توجه به تعادل در زندگي: توجه به تعادل در زندگي يعني باور داشته باشيم انسان موجودي تك بعدي نيست. يعني به نيازهاي جسمي، رواني، احساسي و اجتماعي خود توجه داشته باشيد. شايد در نگاه اول چنين به‌نظر برسد كه اين موضوع ارتباطي به مديريت زمان ندارد، اما چنين نيست. بي‌توجهي به نيازهاي اساسي يا نداشتن تعادل در زندگي و يك بعدي زندگي كردن در ميان‌مدت باعث خواهد شد تا انگيزش و انرژي ما تحليل رفته و تبديل به موجودي ماشيني و غمگين شويم. در نبود انگيزش، حركت و تلاش عملاً امكان‌پذير نخواهد بود، پس براي مديريت زمان موفق به نيازهاي چند بعدي خود حتماً توجه كنيد.
9. از ابزارهاي مديريت زمان استفاده كنيد: حتي يك برگ كاغذ هم مي‌تواند ابزار مديريت زمان باشد؛ اگر شما كارهاي‌تان را مرتب و منظم روي آن بنويسيد و تحليل كنيد. در حقيقت قسمت مهم كار هم همين جاست. چه نرم‌افزارهاي بسيار پيشرفته و چه ساده همه مي‌توانند شما را در رسيدن به مقصودتان كمك كنند.
مهم اين است كه شما خودتان بتوانيد به‌خودتان كمك كنيد. با استفاده از ابزارهاي زيادي كه وجود دارد زمان‌بندي روزانه خودتان را بنويسيد و كلاه‌تان را قاضي كنيد، ببينيد كجاي كار را اشتباه كرديد و كجاها را هم درست رفتيد. پشت گوش نيندازيد خيلي زود عيب و ايرادهاي كارتان را متوجه مي‌شويد. در اين برنامه‌ريزي سعي كنيد برنامه حداقل كل هفته‌تان را پيش‌بيني كنيد و آخر هفته چك كنيد ببينيد كه چقدر مثل برنامه پيش رفته‌ايد. اين كار باعث مي‌شود تا به‌خودتان عادت دهيد بيشتر مطابق برنامه ريخته شده حركت كنيد و به ايده‌آل خودتان نزديك‌تر شويد.
10. خودتان را به استفاده از زمان‌هاي محدود در ميانه فعاليت‌ها عادت بدهيد: خودتان را عادت بدهيد بين كارهايي كه مي‌كنيد يك زمان محدود هم در نظر بگيريد براي يكسري كارهاي خاص. مثلا شما نمي‌توانيد كل روز را به اي‌ميل جواب دادن بگذرانيد، ولي مي‌توانيد بين فعاليت‌هاي‌تان زمان‌هاي كوتاه 15دقيقه‌اي به پاسخ دادن به اي‌ميل اختصاص بدهيد. همان 15 دقيقه هم بايد اصولي پاسخ داد و بي‌جهت اي‌ميل چك كردن را طول نداد!
11. مطمئن بشويد همه چيز مرتب و منظم است: از كودكي هميشه به ما ياد داده‌اند كه هر چيز را كه بر مي‌داريد سر جاي خود بگذاريد يا همه چيز را در جاي مناسب خود قرار دهيد اما ما وقتي كمي مشغوليت پيدا مي‌كنيم ديگر اين دو اصل را فراموش مي‌كنيم.
براي مثال هميشه به‌دنبال فايل‌ها در كامپيوتر خود مي‌گرديم در حالي كه اگر يك بار آنها را در كامپيوتر مرتب كرده بوديم و نظم بخشيده بوديم ديگر هر بار اين همه دچار اتلاف وقت نبوديم. همين را تعميم بدهيد به چيزهاي ديگر در محيط كار. نظم و ترتيب بزرگ‌ترين عامل در جلوگيري از سرقت وقت شما توسط خودتان است. به زيردستان خود ( مثلا به بچه‌ها وقتي مادر آنها هستيد يا كارگران وقتي سركارگر هستيد) ياد دهيد چگونه با نظم در بهينه‌سازي وقت كل سيستم ياريگر باشند.
12. وقت‌تان را طوري تنظيم كنيد كه اسير انتظار نشويد: شما مي‌توانيد به مطب دندانپزشك برويد و منتظر بمانيد تا وقت ويزيت‌تان برسد. اما راستش را بخواهيد شما اصلا نيازي نداريد برويد آنجا و با انگشت‌هايتان بازي كنيد يا مجلاتي بخوانيد كه تاريخشان حداقل براي سال 87 است.
با گرفتن وقت قبلي و كمي زودتر رفتن به مطب حداقل مطمئن مي‌شويد كه شما كارتان را درست و به موقع انجام داده‌ايد و اگر وقت ويزيت شما ديرتر شود، اين راهزن وقت را كه دست شما نبوده به نحو مطلوب‌تري به كار ديگري در همان مطب اختصاص دهيد.
سرمايه شما از زمان
خود شما كه در حال مطالعه اين مطلب هستيد، چقدر از زمان و سرمايه وجودي خود اطلاع داريد؟ براي اينكه به اين امر واقف شويد، بدون درنگ به اين سؤالات پاسخ دهيد، البته سعي نكنيد كه محاسبه كنيد: يك هفته چند ساعت است؟ در يك هفته چند ساعت خواب طبيعي داريد؟ در يك هفته چند ساعت رفت‌وآمد مي‌كنيد؟ در يك هفته چند ساعت صرف غذا خوردن مي‌كنيد؟ در يك هفته چند ساعت اوقات فراغت داريد؟ در يك هفته چند ساعت مطالعه مي‌كنيد؟ در يك هفته چند ساعت به نظافت شخصي اختصاص مي‌دهيد؟ زمان فرار است پس افسار زمان خود را در دست بگيريد تا از دست شما فرار نكند.
تصور كنيد كه شما صاحب حساب بانكي‌اي هستيد كه هر روز مبلغ قابل توجهي به آن واريز مي‌شود و فقط تا آخر شب فرصت داريد از آن استفاده كنيد وگرنه حساب خودبه‌خود خالي مي‌شود.
فرض كنيد حتي اين مبلغ 86400 تومان باشد؛ چه كار مي‌كنيد؟ بيشتر ما سعي مي‌كنيم آن را تا آخرين ريال به دست بياوريم. هركدام از ما چنين حسابي داريم؛ حساب بانكي زمان. هر روز صبح 86400 ثانيه اعتبار در حساب بانك زماني شما ريخته مي‌شود و آخر شب اين اعتبار به پايان مي‌رسد. آيا پس‌اندازي هم با اعتبار اين حساب مي‌توان انجام داد؟
به هر حال كسي موفق‌تر خواهد بود كه از اين مقدار اعتبار به بهترين نحو بهره ببرد و آن را به خوبي مديريت كند. به‌نظر مي‌رسد كه استفاده از واژه مديريت زمان صحيح نباشد و استفاده از برنامه‌ريزي زمان مطلوب‌تر باشد. در واقع اكثر صاحب‌نظران علم مديريت معتقدند كه زمــــــان اساساً اداره شدني نيست و از مديريت زمان، تعبير به مديريت بر خويشتن ميكنند و تنها به ارائه برنامه‌ها و طرح‌هايي جهت جلوگيري از اتلاف وقت اكتفا ميكنند.
شناخت صحيح و به‌موقع عواملي كه وقت ما را هدر مي‌دهند خيلي مهم است، زيرا بدين ترتيب راه درمان بيماري اتلاف وقت را كوتاه خواهيم كرد. همه انديشمندان در كتاب‌ها و مقالات خود يك الگوي خاص و قالبي را جهت جلوگيري از هدررفتن وقت ارائه ميكنند و در اصطلاح به آن مديريت زمان مي‌گويند كه شامل 3 اصل كلي 1.هدف‌گذاري 2. تعيين اولويت‌ها و 3. رعايت اولويت‌هاست. اما آنچه آنها بيان ميكنند تنها استفاده صحيح از وقت است، نه مديريت زمان!
از شاخصه‌هاي مديريت، كنترل بر عوامل دخيل در آن است؛ نكته‌اي كه تصور آن در مورد زمان امري محال و غيرممكن مي‌نمايد. الك مكنـــــزي در كتاب «مديريت بهره‌وري از زمان»، كنتــــرل را چنين تعريف مي‌كند: «كنترل زمان بدين معناست كه اين خود شما هستيد كه مشكل داريد نه شخص ديگري. اين به معناي آن است كه بايد با همه توان بكوشيد تا عادات جا افتاده را ترك كنيد. يعني بايد بر كشش‌هاي منفي طبيعت انساني چيره شويد.»
كنترل زمان و مديريت بر آن يعني به اختيار درآوردن بازه زماني تاثيرگذار بر يك تصميم و جداكردن آن بازه از قطار زمان، به‌نحوي كه گذر زمان بر آن تصميم بي‌اثر شود. لحظه‌اي كه ما توانايي آن را داشته باشيم كه تصميمات مناسبي اتخاذ يا انتخاب كنيم كه گذر زمان بر اجراي آنها بي‌تاثير باشد، ديگر زمان در كنترل ما خواهد بود و مديريت زمان معنا خواهد داشت. بـــــه عبارت ديگر، مديريت زمان را مي‌توان اينگونه تعريف كرد: «تثبيت عامل زمان درتصميم‌گيري‌هاي آگاهانه.»
اگرچه اتخاذ يا انتخاب تصميمي كه به‌طور مطلق تاثير زمان را بر آن تصميم از بين ببرد تقريباً غيرممكن است اما مي‌توان بازه‌هاي زماني متنوعي را ايجاد كرد، در كنترل گرفت و بر آن مديريت كرد. به‌عنوان مثال، اگر يك مدير با توجه به طول دوره رشد عمر محصول توليدي كارخانه، درصدد توليد همان محصول يا محصول جديدي با قابليت‌هاي بهتر برآيد و منحصربه فردي كالاي خود را حفظ كند تاثيرگذاري زمان بر محصول خويش را براي مدتي از بين برده است.
گذر وقت از ديدگاه مديريت
از نظر مديريت زمان كارها به چند دسته تقسيم ميشوند:
۱- كارهاي مهم و فوري: اين كارها خودبه‌خود انجام مي‌‌گيرد.
۲- كارهاي مهم و غيرفوري: اين دسته كارهايي هستند كه افراد موفق و ناموفق را از هم جدا ميكنند و معمولا افراد ناموفق آن را به تعويق مي‌‌اندازند.
۳- كارهاي فوري و غيرمهم: اين كارها در جهت اهداف انسان نيستند، اما انجام ميشوند.
۴- كارهاي كم اهميت و غيرضروري: بعضي افراد به خاطر ناتواني در انجام كارهاي مهم و فوري ( گاهي براي تفنن و گاهي براي فرار از تمركز حواس) خود را به اين كارها سرگرم ميكنند. از همين ديدگاه، وقت با چند نوع از عوامل مخرب روبه‌روست كه در اين ميان، عادت‌هاي غلط فرد، مهم‌ترين عامل مخرب زمان به شمار مي‌آيد.
تجربه نشان داده است كه با كنترل چند نوع از عوامل مخرب، مي‌توان ساير آفت‌ها را نيز محدود كرد. براي شناسايي عوامل تخريبي زمان، بايستي به بررسي و مطالعه منش‌ها و روش‌هاي خود پرداخت و آفات موجود را شناسايي كرد. براي شناسايي آفت‌هاي وقت، بررسي عملكرد روزانه يكي از راه‌هاي مناسب به شمار مي‌آيد كه در اين راستا، فرد مي‌تواند با يادداشت عملكرد روزانه خود و تجزيه و تحليل آن در طول روزها، هفته‌ها و ماه‌ها، اشكالات موجود را دريابد.
نكته مهم اينكه، شناسايي اين عوامل، برخي راه حل‌هاي مناسب را نيز روشن خواهد كرد. براي مبارزه با آفت‌هاي مربوط به خلق و خوي افراد كه زمان را تلف ميكنند، بهترين راه، برقراري يك انضباط شخصي مستمر است كه موجب بروز تغييرات تدريجي در اين راه مي‌شود. از آنجا كه عادت‌هاي نامناسب به‌صورت تدريجي شكل مي‌گيرند و موجب تخريب زمان ميشوند، لذا تغيير اين عادات نيز در طول زمان ميسر خواهد بود، بر اين اساس، بايستي سرلوحه كار در شناسايي و از بين بردن عوامل مخرب زمان باشد.
مديريت زمان يك فن و مهارت است كه باعث مي‌شود ما آنچه كه بارها در طول هفته، ماه يا سال به تعويق مي‌اندازيم و تأثيراتشان را بر زندگي‌مان متوجه نيستيم، اولا به خوبي بشناسيم و ثانيا وقت كافي براي انجام آنها داشته باشيم يعني با آموزش و يادگيري مديريت زمان و با به كارگيري مجموعه‌اي از اصول، تكنيك‌ها و نكات راهنما هم تسلط و كنترل بيشتري بر چگونگي اوقات و كارهاي خود پيدا مي‌كنيم و اطمينان داريم كه براي كارهاي مهم و ضروري زندگي وقت كافي اختصاص داده‌ايم. توجه به موارد ذيل از ديدگاه مديريتي مي‌تواند شما را ياري دهد تا از وقت خود استفاده و بهره بيشتري ببريد:
1. هدفمندي: پايه و اساس مديريت زمان مؤثر و موفق هدفمندي است؛ در غياب هدفمندي، تكنيك‌هاي مديريت زمان باعث ميشوند تا دونده بهتري باشيم، اما دونده بهتر بودن هرگز به معناي موفقيت در رسيدن به مكان مورد نظر نيست. در اين حالت شايد ضرب‌المثل «از دويدن زياد كفش و كلاه پاره مي‌شود» در مورد ما مصداق پيدا كند. مراقب باشيد اول ببينيد به كجا و كدامين مقصد رهسپار هستيد، بعد راه درست را انتخاب كنيد و در آخر دونده خوبي باشيد. 2 اصل را نيز فراموش نكنيد:
اهداف بايد مشخص، قابل اندازه گيري، دستيابي و زمان‌بندي باشند.
اهدافي را مد نظر قرار دهيد كه شما را در حد اعلاي انگيزه‌دهي قرار مي‌دهد و امكان بروز قابليت‌هايتان را فراهم مي‌سازد.
2. اولويت‌بندي: بسياري عقيده دارند اصل اساسي مديريت زمان اولويت‌بندي است. اولويت‌بندي يعني بدانيم اهميت كارها در كسب موفقيت و رسيدن به مقصود يكسان نيست. در عين حال توجه كنيم كه فعاليت‌ها و كارهاي ما داراي تقدم و تأخر است. نمي‌توان همه كارها را با هم انجام و با هم خاتمه داد. بايد مقدم‌ها و مهم‌ترين‌ها را انتخاب و نخست به آنها پرداخت. به بياني ديگر اولويت‌بندي يعني نخست امور نخست را قرار دهيد.
در اين ميان شناخت راهزنان وقت يكي از مهم‌ترين مسائل است؛ مواردي كه باعث اتلاف وقت بسياري ميشوند، مثل: بازي‌هاي رايانه‌اي بيش از حد، صحبت‌هاي كم‌اهميت، ميهمانان ناخوانده، مطالعه مطالب كم‌اهميت و غيرضروري و تكراري، تغيير برنامه زمان بندي سفرها، روش‌هاي غيرصحيح و عادات نادرست مطالعه، تلفن‌هاي مزاحم و غيرضروري، وب‌گردي الكي، نداشتن انضباط كاري، انجام كار بدون بازده در اوج خستگي، سستي و بي‌‌ارادگي در تصميم‌گيري، دوباره كاري، ناتواني نه گفتن به خواسته‌هاي نابجا، عادت امروز و فردا كردن، ترس از شكست و... .
3. انضباط فردي: انضباط يعني خو كردن به عادات درست؛ يعني بدانيم انجام هر كار داراي آدابي است. آن را بياموزيم و در عمل به كار گيريم. فرد با انضباط بايد داراي اراده و پشتكار نيز باشد. بايد اراده داشته باشد براي آموختن آداب صحيح انجام هر كار و خود را موظف بداند به عمل در چارچوب آن آداب و پشتكار داشته باشد تا با استمرار در انجام كارها با روش صحيح آن را جزئي از خصلت‌ها و عادت خود سازد.
4. هنر نه گفتن: نه گفتن به كارهاي نادرست و اموري كه هدردهنده وقت هستند يكي از اصول مهم ديگر مديريت زمان است. به امور نادرست نه بگوييد و با قاطعيت در نه گفتن، انجام كارهاي غيرضروري را متوقف كنيد.
5. «به ديگران محول كردن» را ياد بگيريد: اين بيشتر براي تجارت و مديريت تجاري كاربرد دارد اما مي‌شود به زندگي شخصي هم تعميمش داد. مهم نيست شركت چقدر كوچك است؟ اگر بزرگ است كه بحثش كلا جداست! شما مدير شركت هستيد و نه كسي كه بخواهد همه فن حريفي خود را به رخ ديگران بكشد. سعي كنيد ياد بگيريد چطور بار كارها را ميان افرادي كه سرپرستشان هستيد تقسيم كنيد.
6.توجه به ارزش متفاوت ساعات شبانه روز: براي مديريت موفق زمان لازم است به تفاوت زمان‌هاي شبانه روز براي انجام كارها توجه كرد. يك ساعت اول صبح با يك ساعت آخر شب برابر نيست ؛ زماني بايد فكر كرد، زماني بايد عمل كرد و زماني بايد تأمل.
انتخاب زمان مناسب براي انجام هر كار از اصول مهم مديريت زمان است. يك برنامه روزمره براي خودتان درست كنيد. براي مثال فكر كنيد صبح كه بيدار شديد كار شماره يك را بكنيد ( مثلا ورق زدن صفحات تله تكس تلويزيون) و سپس كار شماره2 را بكنيد (مثلا رفتن به بانك براي امور مالي) و... در آخر هم يك برنامه جمع‌بندي داشته باشيد. در مواقع پيدايش بحران‌هاي زماني اگر بتوانيد هر چه بيشتر به برنامه روزمره خود وفادار بمانيد، كمتر دچار مشكل مي‌شويد و كم‌كم به يك مدير زمان موفق تبديل مي‌شويد.
7. تمركز كاري: تمركز و حضور در اينجا و اكنون از اصول مهم مديريت زمان است. اينگونه مجبور به تكرار و دوباره كاري فعاليت‌ها نخواهيم شد. با تمركز، كيفيت و سرعت كار ما افزايش قابل توجهي خواهد يافت.
8. توجه به تعادل در زندگي: توجه به تعادل در زندگي يعني باور داشته باشيم انسان موجودي تك بعدي نيست. يعني به نيازهاي جسمي، رواني، احساسي و اجتماعي خود توجه داشته باشيد. شايد در نگاه اول چنين به‌نظر برسد كه اين موضوع ارتباطي به مديريت زمان ندارد، اما چنين نيست. بي‌توجهي به نيازهاي اساسي يا نداشتن تعادل در زندگي و يك بعدي زندگي كردن در ميان‌مدت باعث خواهد شد تا انگيزش و انرژي ما تحليل رفته و تبديل به موجودي ماشيني و غمگين شويم. در نبود انگيزش، حركت و تلاش عملاً امكان‌پذير نخواهد بود، پس براي مديريت زمان موفق به نيازهاي چند بعدي خود حتماً توجه كنيد.
9. از ابزارهاي مديريت زمان استفاده كنيد: حتي يك برگ كاغذ هم مي‌تواند ابزار مديريت زمان باشد؛ اگر شما كارهاي‌تان را مرتب و منظم روي آن بنويسيد و تحليل كنيد. در حقيقت قسمت مهم كار هم همين جاست. چه نرم‌افزارهاي بسيار پيشرفته و چه ساده همه مي‌توانند شما را در رسيدن به مقصودتان كمك كنند.
مهم اين است كه شما خودتان بتوانيد به‌خودتان كمك كنيد. با استفاده از ابزارهاي زيادي كه وجود دارد زمان‌بندي روزانه خودتان را بنويسيد و كلاه‌تان را قاضي كنيد، ببينيد كجاي كار را اشتباه كرديد و كجاها را هم درست رفتيد. پشت گوش نيندازيد خيلي زود عيب و ايرادهاي كارتان را متوجه مي‌شويد. در اين برنامه‌ريزي سعي كنيد برنامه حداقل كل هفته‌تان را پيش‌بيني كنيد و آخر هفته چك كنيد ببينيد كه چقدر مثل برنامه پيش رفته‌ايد. اين كار باعث مي‌شود تا به‌خودتان عادت دهيد بيشتر مطابق برنامه ريخته شده حركت كنيد و به ايده‌آل خودتان نزديك‌تر شويد.
10. خودتان را به استفاده از زمان‌هاي محدود در ميانه فعاليت‌ها عادت بدهيد: خودتان را عادت بدهيد بين كارهايي كه مي‌كنيد يك زمان محدود هم در نظر بگيريد براي يكسري كارهاي خاص. مثلا شما نمي‌توانيد كل روز را به اي‌ميل جواب دادن بگذرانيد، ولي مي‌توانيد بين فعاليت‌هاي‌تان زمان‌هاي كوتاه 15دقيقه‌اي به پاسخ دادن به اي‌ميل اختصاص بدهيد. همان 15 دقيقه هم بايد اصولي پاسخ داد و بي‌جهت اي‌ميل چك كردن را طول نداد!
11. مطمئن بشويد همه چيز مرتب و منظم است: از كودكي هميشه به ما ياد داده‌اند كه هر چيز را كه بر مي‌داريد سر جاي خود بگذاريد يا همه چيز را در جاي مناسب خود قرار دهيد اما ما وقتي كمي مشغوليت پيدا مي‌كنيم ديگر اين دو اصل را فراموش مي‌كنيم.
براي مثال هميشه به‌دنبال فايل‌ها در كامپيوتر خود مي‌گرديم در حالي كه اگر يك بار آنها را در كامپيوتر مرتب كرده بوديم و نظم بخشيده بوديم ديگر هر بار اين همه دچار اتلاف وقت نبوديم. همين را تعميم بدهيد به چيزهاي ديگر در محيط كار. نظم و ترتيب بزرگ‌ترين عامل در جلوگيري از سرقت وقت شما توسط خودتان است. به زيردستان خود ( مثلا به بچه‌ها وقتي مادر آنها هستيد يا كارگران وقتي سركارگر هستيد) ياد دهيد چگونه با نظم در بهينه‌سازي وقت كل سيستم ياريگر باشند.
12. وقت‌تان را طوري تنظيم كنيد كه اسير انتظار نشويد: شما مي‌توانيد به مطب دندانپزشك برويد و منتظر بمانيد تا وقت ويزيت‌تان برسد. اما راستش را بخواهيد شما اصلا نيازي نداريد برويد آنجا و با انگشت‌هايتان بازي كنيد يا مجلاتي بخوانيد كه تاريخشان حداقل براي سال 87 است.
با گرفتن وقت قبلي و كمي زودتر رفتن به مطب حداقل مطمئن مي‌شويد كه شما كارتان را درست و به موقع انجام داده‌ايد و اگر وقت ويزيت شما ديرتر شود، اين راهزن وقت را كه دست شما نبوده به نحو مطلوب‌تري به كار ديگري در همان مطب اختصاص دهيد.
سرمايه شما از زمان
خود شما كه در حال مطالعه اين مطلب هستيد، چقدر از زمان و سرمايه وجودي خود اطلاع داريد؟ براي اينكه به اين امر واقف شويد، بدون درنگ به اين سؤالات پاسخ دهيد، البته سعي نكنيد كه محاسبه كنيد: يك هفته چند ساعت است؟ در يك هفته چند ساعت خواب طبيعي داريد؟ در يك هفته چند ساعت رفت‌وآمد مي‌كنيد؟ در يك هفته چند ساعت صرف غذا خوردن مي‌كنيد؟ در يك هفته چند ساعت اوقات فراغت داريد؟ در يك هفته چند ساعت مطالعه مي‌كنيد؟ در يك هفته چند ساعت به نظافت شخصي اختصاص مي‌دهيد؟ زمان فرار است پس افسار زمان خود را در دست بگيريد تا از دست شما فرار نكند.