موضوع مديريت داده‌ها موضوعي چند وجهي است و غالبا حتي در محافل حرفه اي هم توافق چنداني بر سر انها وجود ندارد.
به زباني ساده با برخي از اصطلاحات رايج در اين عرصه آشنا شويد:
مديريت محتوا و مديريت دارايي‌هاي رسانه‌اي
آيا مديريت دارايي‌هاي رسانه‌اي، جهاني كاملاً متفاوت است؟ البته چنين نيست. داده‌هاي رسانه‌اي، داده‌هاي رسانه‌اي ديجيتال شده‌اي هستند كه معرف دارايي‌ها مي‌‌باشند. اين دارايي‌ها، سندهايي هستند كه در آن‌ها سرمايه‌گذاري شده و قابل فروختن مي‌‌باشند.
پيش شرط: سندها بايد به شيوه‌اي مفيد ذخيره شده و هنگام نياز به راحتي قابل بازيافت باشند.
يك سيستم مديريت دارايي‌هاي رسانه‌اي، مثل يك سيستم مديريت محتوا، به اشياي رسانه‌اي نظير متن‌ها، تصويرها و گرافيك‌ها ساختار مي‌‌دهد و از تهيه، مديريت تا پردازش و كاربرد آن‌ها حمايت به عمل مي‌‌آورد.
به همين لحاظ، تمركز رسانه‌اي خنثي اين اشياي رسانه‌اي كه قابل كاربرد مجدد هستند و همچنين نمايه‌سازي ساختمند اين اشيا، نقش مهمي ايفا ميكند. بنابراين، يك سيستم مديريت دارايي‌هاي رسانه‌اي از طريق كاركردهاي خود به يك سيستم مديريت محتوا تبديل مي‌‌شود.
پسوندهاي مهم در سيستم مديريت دارايي‌هاي رسانه‌اي حكم ابزارهايي را دارند كه براي تحليل و دسترسي به داده‌ها و خود داده (به عنوان مثال اندازه يك فايل، ورژن و ريشه آن) به‌كار مي‌‌آيند و بنابراين براي دسترسي بهينه به اطلاعات نقش مهمي ايفا مي‌‌كنند.
افزون بر اين، پسوندها همچنين حكم ابزارهايي را دارند كه كار با اشياي ديجيتال را – كه بايد مديريت شوند – ساده‌تر مي‌‌سازند.
بنابراين مديريت محتوا از نظر كاركرد عميقاً با مديريت دارايي‌هاي رسانه‌اي براي مديريت دارايي‌هاي رسانه‌اي تفاوت دارد، اما از نظر نوع مديريت دارايي‌ها تفاوت چنداني ندارند.
برخي از گونه هاي مديريت:
- مديريت محتوا (Content Management)
- مديريت محتواي وب (Web Content Management)
- مديريت دارايي‌هاي ديجيتال (Digital Asset Management)
- مديريت دانش (Knowledge Management)
- مديريت محتواي شركتي (Enterprise Content Management)
مديريت محتوا:
مديريت محتوا، مديريت رسانه‌ها و محتوا است. هدف مديريت محتوا خدمت به همه كانال‌هاي توزيع است. علاوه بر اين، مديريت محتوا مي‌‌تواند كاركردهايي را هم براي تدارك، عرضه و توزيع اتوماتيك محتوا فراهم سازد.
مديريت محتواي وب:
مديريت محتواي وب براي اداره وب‌سايت‌هاي بزرگ‌تر به‌كار مي‌‌رود و از اين نظر جالب است كه به پردازش راحت محتواي وب و مديريت رسانه‌هايي كه عمدتاً براي اينترنت آماده مي‌‌شوند، كمك ميكند.
مديريت اسناد:
مديريت اسناد همان‌گونه كه از نامش پيداست به مديريت سندها مربوط مي‌‌شود و به اسكن كردن و ذخيره‌سازي آن‌ها به صورتي كه قابل خواندن باشند.
از آنجايي كه قابليت خوانده شدن اسناد اولويت دارد و از اهميت فراواني برخوردار است، ويژگي‌هاي بصري نظير رنگ، جزييات و ساختار كاغذ در فرايند ديجيتال‌سازي – به عنوان يك قاعده – ضبط و ثبت نمي‌‌شوند. حوزه مهم ديگري كه در مديريت اسناد مورد تأكيد است آرشيو اسناد به گونه‌اي است كه قابليت مميزي داشته باشد.
مديريت دانش:
هدف مديريت دانش، تركيب اطلاعات با تجارب و دانش موجود است كه به ايجاد پايگاه دانش مي‌‌انجامد و قابل مديريت هم باشد. كنترل فرايند مديريت دانش در جهان امروز از اهميت ويژه‌اي برخوردار است و علت آن هم اين است كه قابليت شركت‌ها براي بقا، صرف‌نظر از اندازه آن‌ها، دقيقاً به كاربرد بهينه آن‌ها از منابع دانش خودشان وابسته است.
مديريت داده‌هاي شركتي:
هدف مديريت داده‌هاي شركتي انباشت و مديريت كل اطلاعات و محتواي يك شركت است.براي رسيدن به چنين هدفي، كاركردهاي دنياي سنتي آرشيو، سند و گردش كارهاي مديريتي بايد با الزامات مديريت محتوا هماهنگ شود. به اين ترتيب امكان ادغام مؤلفه‌هاي وب پايه با محصولات سنتي فراهم مي‌‌شود.
داده‌های مشترک - رسانه‌هاي مختلف:
اكنون اين امري رايج است كه اطلاعات را به‌طور همزمان از طريق چند كانال توزيع كنيم و همين نكته باعث مي‌‌شود تا يك اطلاع واحد در چند صورت مختلف ذخيره شود، چرا كه هر كانالي، فرمت داده‌هاي خاص خود را طلب ميكند. به اين نوع ذخيره‌شدن اطلاعات، افزونگي مي‌‌گويند. حاصل چنين روندي، انباشتگي فراوان اطلاعات است كه نياز به مديريت دارد و اين همان نقطه‌اي است كه سيستم مديريت دارايي‌هاي رسانه‌اي وارد عمل مي‌‌شود
رسانه به مفهوم فرمت:
رسانه‌ها حامل‌هاي اطلاعات ديجيتال هستند، حامل هايي كه در طيف گسترده‌اي از فرمت‌ها، كيفيت‌ها، انواع و اندازه‌ها بروز مي‌‌كنند.
به عنوان نمونه‌هايي از اين حامل‌ها مي‌‌توان به تصاوير و گرافيك‌ها در فرمت‌هاي EPS,TIFF يا JPEG يا فرضاً به متن‌هاي واژه‌پردازهايي چون Word اشاره كرد و يا به سندهاي برنامه‌هاي نشر روميزي مثل كوارك اكسپرس و اينديزاين (به عنوان فايل ارژينال و سندهاي PDF).
افزون بر اين، سايت‌هاي اينترنتي با زبان HTML، فايل‌هاي موسيقي با فرمت WAV يا MP3، فايل‌هاي Quicktime يا AVI و بسياري از موارد ديگر جزو رسانه‌ها به حساب مي‌‌آيند. اين رسانه‌ها مي‌‌توانند از طريق كانال‌هاي گوناگون با فرم‌هاي مختلف توزيع شوند.
ضمنا ما صاحب محصولات چاپي كلاسيكي چون روزنامه‌ها، كاتالوگ‌ها، بروشورها، مجلات و برگه‌ها و اوراق تبليغاتي هم هستيم و علاوه بر اين، امكان توزيع اين اطلاعات از طريق اينترنت يا ساير شكل‌هاي چندرسانه‌اي (مولتي مديايي) نظير سي‌دي و دي‌وي‌دي و نيز از طريق راديو و تلويزيون هم وجود دارد.
فرمت تعريف كار (JDF) و سيستم اطلاعات مديريت (MIS):
به زبان ساده بايد گفت كه JDF فرمت تعريف كار است و MIS سيستم اطلاعات مديريت.
هر اقدامي كه بايد توسط سيستم يا اپراتور سيستم صورت بگيرد در JDFتعريف شده و بنابراين مثل يك مميزي در كنترل كارها عمل ميكند و سپس مي‌‌توان به تحليل دقيق روند كار در MIS نشست.
به عنوان مثال وقتي كه مثلا يك پرينتر ديجيتال به خاطر خالي بودن سيني كاغذ از مدار خارج مي‌‌شود، محيط ارتباطي JDF از اين دستگاه يك علامت براي MIS مي‌‌فرستد تا به قول معروف سيستم كنترل توليد از وضعيت آن پرينتر مطلع شود و به عبارت بهتر به جاي اين‌كه چشمان اپراتورها دنبال چراغ‌هاي چشمك‌زن باشند، ماشين به‌طور اتوماتيك اين كار را صورت مي‌‌دهد
پايگاه‌هاي داده رساني:
پايگاه‌هاي داده رساني انواع گوناگوني دارند. از پايگاه‌هاي ارزان قيمت براي برآورد امور تا سيستم‌هاي بسيار پيچيده‌اي كه هم سخت‌افزارها و هم نرم‌افزارهاي آن‌ها با سفارش قبلي تهيه شده‌اند و به كار سازمان‌هاي بسيار بزرگ مي‌‌خورند. اين نوع سيستم‌ها ممكن است براي تحويل به مشتري به زمان بيشتري احتياج داشته باشند و قيمت‌هايشان حتي بيشتراز يك ميليون يورو باشد. (44/1 ميليون يورو).
طيف خدمات پايگاه‌هاي داده‌رساني مي‌‌تواند از برآورد قيمت تا تعيين قيمت تمام شده، كنترل توليد، فروش، بازاريابي، دسترسي مستقيم به مشتريان تا ارتباط با سازمان‌هاي مرتبط را در برگيرد. درواقع سيستم‌هاي اطلاعات مديريت قابليت ارتباط از راه دور را به‌صورت همزمان و تعاملي در همه عرصه‌هاي مرتبط با صنعت چاپ دارند. البته بايد يادآورشد كه يكي از بايدهاي سيستم‌هاي اطلاعات مديريت قابليت كار با JDF است و اين‌كه بتوانند امكان توليد و چاپ را از طريق سيستم‌هاي يكپارچه كامپيوتري فراهم كنند.
فراداده‌ها:
هدف هر سازماني بايد اين باشد كه تمام رسانه‌هايي را كه به كار می گيرد، بتواند مديريت و آرشيو کند. و اينجاست كه به فراداده‌ها (Metadata) نياز داريم. فراداده‌ها همان اطلاعاتي هستند كه فرضا با استفاده از يك برچسب، بر پشت يك عكس الصاق مي‌‌كنيم. اما در همين حال، در دنياي داده‌هاي ديجيتال بايد اين فراداده‌ها را به‌طور جداگانه مديريت كنيم. در واقع، فراداده‌ها اطلاعاتی توصيفي هستند و مربوط به حقوق و مجوزهاي داده‌ها مي باشند. پس به اين ترتيب داده‌ها با اطلاعات ديگري كه به ارزش پايگاه داده‌رساني ما مي‌‌افزايند، يعنی با فراداده ها کامل مي‌‌شوند.
به زباني ساده با برخي از اصطلاحات رايج در اين عرصه آشنا شويد:
مديريت محتوا و مديريت دارايي‌هاي رسانه‌اي
آيا مديريت دارايي‌هاي رسانه‌اي، جهاني كاملاً متفاوت است؟ البته چنين نيست. داده‌هاي رسانه‌اي، داده‌هاي رسانه‌اي ديجيتال شده‌اي هستند كه معرف دارايي‌ها مي‌‌باشند. اين دارايي‌ها، سندهايي هستند كه در آن‌ها سرمايه‌گذاري شده و قابل فروختن مي‌‌باشند.
پيش شرط: سندها بايد به شيوه‌اي مفيد ذخيره شده و هنگام نياز به راحتي قابل بازيافت باشند.
يك سيستم مديريت دارايي‌هاي رسانه‌اي، مثل يك سيستم مديريت محتوا، به اشياي رسانه‌اي نظير متن‌ها، تصويرها و گرافيك‌ها ساختار مي‌‌دهد و از تهيه، مديريت تا پردازش و كاربرد آن‌ها حمايت به عمل مي‌‌آورد.
به همين لحاظ، تمركز رسانه‌اي خنثي اين اشياي رسانه‌اي كه قابل كاربرد مجدد هستند و همچنين نمايه‌سازي ساختمند اين اشيا، نقش مهمي ايفا ميكند. بنابراين، يك سيستم مديريت دارايي‌هاي رسانه‌اي از طريق كاركردهاي خود به يك سيستم مديريت محتوا تبديل مي‌‌شود.
پسوندهاي مهم در سيستم مديريت دارايي‌هاي رسانه‌اي حكم ابزارهايي را دارند كه براي تحليل و دسترسي به داده‌ها و خود داده (به عنوان مثال اندازه يك فايل، ورژن و ريشه آن) به‌كار مي‌‌آيند و بنابراين براي دسترسي بهينه به اطلاعات نقش مهمي ايفا مي‌‌كنند.
افزون بر اين، پسوندها همچنين حكم ابزارهايي را دارند كه كار با اشياي ديجيتال را – كه بايد مديريت شوند – ساده‌تر مي‌‌سازند.
بنابراين مديريت محتوا از نظر كاركرد عميقاً با مديريت دارايي‌هاي رسانه‌اي براي مديريت دارايي‌هاي رسانه‌اي تفاوت دارد، اما از نظر نوع مديريت دارايي‌ها تفاوت چنداني ندارند.
برخي از گونه هاي مديريت:
- مديريت محتوا (Content Management)
- مديريت محتواي وب (Web Content Management)
- مديريت دارايي‌هاي ديجيتال (Digital Asset Management)
- مديريت دانش (Knowledge Management)
- مديريت محتواي شركتي (Enterprise Content Management)
مديريت محتوا:
مديريت محتوا، مديريت رسانه‌ها و محتوا است. هدف مديريت محتوا خدمت به همه كانال‌هاي توزيع است. علاوه بر اين، مديريت محتوا مي‌‌تواند كاركردهايي را هم براي تدارك، عرضه و توزيع اتوماتيك محتوا فراهم سازد.
مديريت محتواي وب:
مديريت محتواي وب براي اداره وب‌سايت‌هاي بزرگ‌تر به‌كار مي‌‌رود و از اين نظر جالب است كه به پردازش راحت محتواي وب و مديريت رسانه‌هايي كه عمدتاً براي اينترنت آماده مي‌‌شوند، كمك ميكند.
مديريت اسناد:
مديريت اسناد همان‌گونه كه از نامش پيداست به مديريت سندها مربوط مي‌‌شود و به اسكن كردن و ذخيره‌سازي آن‌ها به صورتي كه قابل خواندن باشند.
از آنجايي كه قابليت خوانده شدن اسناد اولويت دارد و از اهميت فراواني برخوردار است، ويژگي‌هاي بصري نظير رنگ، جزييات و ساختار كاغذ در فرايند ديجيتال‌سازي – به عنوان يك قاعده – ضبط و ثبت نمي‌‌شوند. حوزه مهم ديگري كه در مديريت اسناد مورد تأكيد است آرشيو اسناد به گونه‌اي است كه قابليت مميزي داشته باشد.
مديريت دانش:
هدف مديريت دانش، تركيب اطلاعات با تجارب و دانش موجود است كه به ايجاد پايگاه دانش مي‌‌انجامد و قابل مديريت هم باشد. كنترل فرايند مديريت دانش در جهان امروز از اهميت ويژه‌اي برخوردار است و علت آن هم اين است كه قابليت شركت‌ها براي بقا، صرف‌نظر از اندازه آن‌ها، دقيقاً به كاربرد بهينه آن‌ها از منابع دانش خودشان وابسته است.
مديريت داده‌هاي شركتي:
هدف مديريت داده‌هاي شركتي انباشت و مديريت كل اطلاعات و محتواي يك شركت است.براي رسيدن به چنين هدفي، كاركردهاي دنياي سنتي آرشيو، سند و گردش كارهاي مديريتي بايد با الزامات مديريت محتوا هماهنگ شود. به اين ترتيب امكان ادغام مؤلفه‌هاي وب پايه با محصولات سنتي فراهم مي‌‌شود.
داده‌های مشترک - رسانه‌هاي مختلف:
اكنون اين امري رايج است كه اطلاعات را به‌طور همزمان از طريق چند كانال توزيع كنيم و همين نكته باعث مي‌‌شود تا يك اطلاع واحد در چند صورت مختلف ذخيره شود، چرا كه هر كانالي، فرمت داده‌هاي خاص خود را طلب ميكند. به اين نوع ذخيره‌شدن اطلاعات، افزونگي مي‌‌گويند. حاصل چنين روندي، انباشتگي فراوان اطلاعات است كه نياز به مديريت دارد و اين همان نقطه‌اي است كه سيستم مديريت دارايي‌هاي رسانه‌اي وارد عمل مي‌‌شود
رسانه به مفهوم فرمت:
رسانه‌ها حامل‌هاي اطلاعات ديجيتال هستند، حامل هايي كه در طيف گسترده‌اي از فرمت‌ها، كيفيت‌ها، انواع و اندازه‌ها بروز مي‌‌كنند.
به عنوان نمونه‌هايي از اين حامل‌ها مي‌‌توان به تصاوير و گرافيك‌ها در فرمت‌هاي EPS,TIFF يا JPEG يا فرضاً به متن‌هاي واژه‌پردازهايي چون Word اشاره كرد و يا به سندهاي برنامه‌هاي نشر روميزي مثل كوارك اكسپرس و اينديزاين (به عنوان فايل ارژينال و سندهاي PDF).
افزون بر اين، سايت‌هاي اينترنتي با زبان HTML، فايل‌هاي موسيقي با فرمت WAV يا MP3، فايل‌هاي Quicktime يا AVI و بسياري از موارد ديگر جزو رسانه‌ها به حساب مي‌‌آيند. اين رسانه‌ها مي‌‌توانند از طريق كانال‌هاي گوناگون با فرم‌هاي مختلف توزيع شوند.
ضمنا ما صاحب محصولات چاپي كلاسيكي چون روزنامه‌ها، كاتالوگ‌ها، بروشورها، مجلات و برگه‌ها و اوراق تبليغاتي هم هستيم و علاوه بر اين، امكان توزيع اين اطلاعات از طريق اينترنت يا ساير شكل‌هاي چندرسانه‌اي (مولتي مديايي) نظير سي‌دي و دي‌وي‌دي و نيز از طريق راديو و تلويزيون هم وجود دارد.
فرمت تعريف كار (JDF) و سيستم اطلاعات مديريت (MIS):
به زبان ساده بايد گفت كه JDF فرمت تعريف كار است و MIS سيستم اطلاعات مديريت.
هر اقدامي كه بايد توسط سيستم يا اپراتور سيستم صورت بگيرد در JDFتعريف شده و بنابراين مثل يك مميزي در كنترل كارها عمل ميكند و سپس مي‌‌توان به تحليل دقيق روند كار در MIS نشست.
به عنوان مثال وقتي كه مثلا يك پرينتر ديجيتال به خاطر خالي بودن سيني كاغذ از مدار خارج مي‌‌شود، محيط ارتباطي JDF از اين دستگاه يك علامت براي MIS مي‌‌فرستد تا به قول معروف سيستم كنترل توليد از وضعيت آن پرينتر مطلع شود و به عبارت بهتر به جاي اين‌كه چشمان اپراتورها دنبال چراغ‌هاي چشمك‌زن باشند، ماشين به‌طور اتوماتيك اين كار را صورت مي‌‌دهد
پايگاه‌هاي داده رساني:
پايگاه‌هاي داده رساني انواع گوناگوني دارند. از پايگاه‌هاي ارزان قيمت براي برآورد امور تا سيستم‌هاي بسيار پيچيده‌اي كه هم سخت‌افزارها و هم نرم‌افزارهاي آن‌ها با سفارش قبلي تهيه شده‌اند و به كار سازمان‌هاي بسيار بزرگ مي‌‌خورند. اين نوع سيستم‌ها ممكن است براي تحويل به مشتري به زمان بيشتري احتياج داشته باشند و قيمت‌هايشان حتي بيشتراز يك ميليون يورو باشد. (44/1 ميليون يورو).
طيف خدمات پايگاه‌هاي داده‌رساني مي‌‌تواند از برآورد قيمت تا تعيين قيمت تمام شده، كنترل توليد، فروش، بازاريابي، دسترسي مستقيم به مشتريان تا ارتباط با سازمان‌هاي مرتبط را در برگيرد. درواقع سيستم‌هاي اطلاعات مديريت قابليت ارتباط از راه دور را به‌صورت همزمان و تعاملي در همه عرصه‌هاي مرتبط با صنعت چاپ دارند. البته بايد يادآورشد كه يكي از بايدهاي سيستم‌هاي اطلاعات مديريت قابليت كار با JDF است و اين‌كه بتوانند امكان توليد و چاپ را از طريق سيستم‌هاي يكپارچه كامپيوتري فراهم كنند.
فراداده‌ها:
هدف هر سازماني بايد اين باشد كه تمام رسانه‌هايي را كه به كار می گيرد، بتواند مديريت و آرشيو کند. و اينجاست كه به فراداده‌ها (Metadata) نياز داريم. فراداده‌ها همان اطلاعاتي هستند كه فرضا با استفاده از يك برچسب، بر پشت يك عكس الصاق مي‌‌كنيم. اما در همين حال، در دنياي داده‌هاي ديجيتال بايد اين فراداده‌ها را به‌طور جداگانه مديريت كنيم. در واقع، فراداده‌ها اطلاعاتی توصيفي هستند و مربوط به حقوق و مجوزهاي داده‌ها مي باشند. پس به اين ترتيب داده‌ها با اطلاعات ديگري كه به ارزش پايگاه داده‌رساني ما مي‌‌افزايند، يعنی با فراداده ها کامل مي‌‌شوند.