اسناد به عنوان بخشي از يادواره‌هاي مشترك مردم جهان، نقش مهمي در حفظ هويت ديني، ملي و فرهنگي گذشته، حال و آينده دارند. بنابراين آرشيويستها را مي‌توان به معماران و پل‌سازان تشبيه كرد كه گذشته را به آينده پيوند مي‌زنند. اسناد، چراغ راهنمايند، براي مسئولان، پژوهشگران و ملتها. اسناد، هويت ديني، ملي و فرهنگي ملتها را پاسداري مي‌كنند و در حقيقت «حافظه ملي» را تشكيل مي‌دهند. ميراث اسنادي، بخش وسيع و گسترده‌اي از يادواره‌ها را در برمي‌گيرد و در فضاي بين‌المللي، نشانگر تنوع ملتها، زبانها و فرهنگها به شمار مي‌روند. در عين حال فراموش نمي‌كنيم كه اين يادواره‌ها بسيار آسيب پذيرند. بسياري از اسناد باارزش و منحصر بفرد و حتي مجموعه‌هاي كامل آرشيوي و كتابخانه‌ها در طول تاريخ بر اثر حوادث طبيعي و يا فجايع انساني بويژه جنگها، از میان رفته‌اند و يا به دليل غفلت و فراموشي دولتها و صاحبانشان، پاره يا فرسوده شده‌اند و در چنان شرايط بدي نگهداري مي‌شوند كه هر لحظه امكان نابودي آنها وجود دارد. بخش قابل توجهي از ميراث اسنادي در سطوح جهاني، منطقه‌اي، ملی و استاني به دلايلي مانند اسيدي شدن كاغذ، نوع چرم، پوست، فيلم و نوارهاي مغناطيسي نور خورده، گرما، رطوبت و گرد و غبار، از بين رفته‌اند. حوادث و اتفاقات انساني در كنار عوامل طبيعي به كتابخانه‌ها و آرشيوها آسيب مي‌رساند. فقط در سايه اقدامات پيشگيرانه مي‌توان در مقابل حوادثي چون زلزله، سيل، آتش‌سوزي، گردباد، طوفان، جنگ و نظاير آن، اسناد را مي‌توان سالم نگهداشت. تاكنون از كتابخانه‌ها و آرشيوهايي كه بر اثر جنگ، بمباران و آتش‌سوزي چه عمدي و چه غيرعمدي از میان رفته است، فهرستي تهيه نشده است. احتمالاً كتابخانه اسكندريه، مشهورترين نمونه تاريخي در اين زمينه باشد. اما چه تعداد گنجينه‌هاي شناخته شده و ناشناخته كه در جنگهاي قسطنطنيه، ورشو، فلورانس يا در جنگهاي سالهاي اخير از جمله سارايوو، كابل و بغداد نابود شده است؟ پاسخ روشن نيست. مثالهايي از اين دست بسيار است، متأسفانه نمي‌توان اين فهرست را به آخر رساند. البته بدون اشاره به مجموعه‌هايي كه بر اثر نقل و انتقال آرشيوها يا كتابخانه‌ها پراكنده و يا دستخوش آسيبهايي شده‌اند، در فضاي ملي هم متأسفانه مثالهايي از این دست وجود دارد. در اينجا به اين پرسش اساسي مي‌رسيم كه راه چاره چيست؟ به نظر مي‌رسد راه چاره، توجه جدي به احداث ساختمانهاي جديد و هوشمند و فني، پرورش نيروهاي متخصص و فني، تأمين تجهيزات مورد نياز و وضع قوانين و مقررات جديد است. خوشبختانه امروزه، ما يكي پس از ديگري شاهد افتتاح اين ساختمانها در كشورمان هستيم. ساختمان كتابخانه ملي و چند صد متر آنسوتر ساختمان آرشيو ملي (گنجينه اسناد ملي ايران)، از افتخاراتي است كه پس از انقلاب اسلامي ايران ساخته شده و با رفع كاستیها و تكميل عمليات ساختماني و تجهيز كامل آنها، ما به دنياي جديدي از فعاليتها، خواهيم رسيد. پايگاههايي كه قرار است ثروت و دارايیهاي ارزشمند ملت مسلمان و انقلابي ايران را در خود نگهدارند. زيرا در ميان دارايیهاي ملي، اسناد و كتب آرشيو ملي و كتابخانه ملي، باارزش‌ترين دارايیها محسوب مي‌شوند. اسناد در واقع هديه نسلهاي پيشين به نسلهاي بعدي هستند و ميزان توجه و مراقبت از آنها، بيانگر و شاخص تمدن كشورها و فرهيختگي ملتهاست. به طور كلي: 1 – آرشيوهاي ملي حافظه دولتها، ملتها و نهايتاً حافظه جهاني را تشكيل مي‌دهند. 2 – آرشيوهاي ملي محافظ هويت ملتها هستند. بدون شناخت و تقويت هويت ملتها، جوامع از مصونيت خارج مي‌شوند و مانند فردی مستعد در برابر بيماریها، آسيب‌پذير خواهند بود. 3 – آرشيوهاي ملي در تصميم‌سازي و تصميم‌گيري صحيح براساس سوابق و شواهد تاريخي به دولتها كمك مي‌كنند و در واقع بازوي تواناي دولتها هستند. زيرا اسناد مي‌توانند در برنامه‌ريزیهاي كلان و يا تشخيص وزارتخانه‌ها و سازمانهاي دولتي، بويژه در برنامه‌هاي توسعه كشور و ايجاد عدالت اطلاعاتي و ايجاد فرصتها در برابر دسترسي به اطلاعات براي آحاد جامعه پژوهشگر كشور، به مثابه بانك اطلاعات قوي وكارآمد، مورد استفاده قرار گيرند. بنابراين با درك جايگاه ويژه سازمان اسناد و كتابخانه ملي ايران كه با ميليونها برگ سند و كتاب ارزشمند، پايگاه رفيع و مهم اطلاع‌رساني در جامعه به شمار مي‌رود، برآنيم تا در آينده با سياستهاي تحولي، گامهايي بلند و اساسي برداريم. تلاش و پويايي در انجام فعاليتهاي بين‌المللي و منطقه‌اي، توجه به اقتدار اداري در جهت گردآوري اسناد ملي، ايجاد كتابخانه و آرشيو ملي ديجيتال، توجه به فناوري نوين در امر ساماندهي، پردازش و اشاعه اطلاعات، انجام رسالت راهبري و هدايت امور مربوط به كتاب و سند در سطح جامعه، اجراي طرحها و پروژه‌هاي نو، اصلاح قوانين و مقررات، پرورش نيروي انساني كارآمد و تكميل عمليات ساختماني و تجهيز كامل هر دو ساختمان، از جمله اموري است كه در آينده بدان همت خواهيم گمارد. اقداماتي كه با حمايت مسئولان محترم و همكاري كاركنان متدين، آگاه و دلسوز سازمان اسناد و كتابخانه ملي ايران، منجر به يك انقلاب اطلاعاتي در كشور و منطقه خواهد شد. اميدوارم كه مجموعه همه تلاشها و كوششها منجر شود تا يك «حافظه قوي و نيرومند» ملي داشته باشيم. تا مورد استفاده اهل علم و دانش‌پژوهان و مورخان قرارگيرد و در پاسداري از هويت اسلامي – ملي و در راستاي فرمايش حكيمانه مقام معظم رهبري كه فرمودند: «بزرگ‌ترين بلا براي يك ملت، اين است كه بخشهايي از فرهنگ و تمدن خودش به مرور زمان از حافظه‌اش پاك شود.»
